Blog de sonicbyte

Recursos compartidos. Documentos en la nube.

Hoy hablaremos de aplicaciones que os permiten compartir documentos, que son herramientas de colaboración, backup y sincronización. Porque si bien la mayoría de las personas relacionadas con la tecnología conocen este tipo de herramientas, seguimos detectando que son muy poco utilizadas en la empresa. Estas utilizan generalmente el correo electrónico para esto, convirtiendo su bandeja de entrada y la de sus colaboradores o clientes en una biblioteca indescifrable.

La productividad de las personas que trabajan con documentos digitales, no depende únicamente del sistema de productividad que utilicen, GTD es el más sonado últimamente, depende también del aprovechamiento de las aplicaciones y tecnología que tienen a su disposición.

Los archivos no están pensados para estar alojados en el correo electrónico, aunque este sea Gmail y pueda obtenerse bastante provecho de ellos, están pensados para estar en carpetas, para ser abiertos rápidamente, modificados, guardados, etc. Por eso la primer herramienta de la que os hablaré y seguramente muchos de vosotros ya la conocéis es Dropbox.

Dropbox.

(Windows, Mac, Linux) Se trata de una herramienta que sincroniza los archivos online y entre tus diferentes ordenadores o dispositivos. Es tanto un software de escritorio, como una aplicación web. Lo más sorprendente de Dropbox es que funciona como una carpeta normal de las tantas que tienes en tu ordenador. Una vez instalado no necesitaréis prestarle especial atención, simplemente todo lo que pongáis dentro de esa carpeta se sincronizará automáticamente con la web y con el resto de vuestros ordenadores o dispositivos móviles asociados a tu cuenta. Del mismo modo si estáis editando un texto que se encuentra dentro de la carpeta Dropbox, en el momento que pulséis “Guardar”, se sincronizará el documento, de modo que siempre tendréis la misma versión en todos tus ordenadores.

Como os decía antes, os permite además compartir documentos con otros usuarios. Podéis crear carpetas dentro de la carpeta Dropbox, y configurarlas para que otros usuarios también estén sincronizados con ella. Esto es perfecto para trabajar en equipo, todos los miembros que estéis colaborando tendréis acceso en todo momento a las versiones actualizadas de los archivos, sin preocuparos por enviar correos electrónicos o hacer backups. Cuenta también con una carpeta pública que crea enlaces, para que podáis compartir archivos con más gente, sin necesidad de que estos tengan una cuenta en Dropbox.

La cuenta gratuita permite almacenar 2 Gb, pero esto puede ampliarse mediante un sistema de referrals, os darán 250 mb, por cada usuario que se descargue el programa y lo active mediante un código que os suministran. Si queréis donarme algunos mb, descargad el programa aquí.

Box.net

(Online) Esta aplicación no requiere instalar ningún software, funciona únicamente online. Como Dropbox, permite crear carpetas y compartirlas con otros usuarios que tengan cuenta, o también compartirlos públicamente para que la descargue cualquier persona a través de un enlace. Cuenta con gran cantidad de widgets (pequeñas aplicaciones) que permiten conectarlo con otras cuentas, algunos muy interesantes como el de LinkedIn, WordPress o Blogger, twitter o facebook, Outlook o Gmail y muchos más. De modo que podéis mostrar archivos que os interesan en redes sociales, o acceder rápidamente a todas vuestras carpetas y archivos desde vuestra cuenta de correo. Una de estas aplicaciones, sólo disponible en la versión premium es eFax que permite enviar documentos directamente a un fax, un interesante servicio del que ya hablaremos.

Box.net permite crear documentos de texto online, sin necesidad de tener software, mediante un editor al estilo Word, pero bastante simplificado.

Como Dropbox, Box.net es un servicio que tiene una versión gratuita y diferentes cuentas premium, para equipos de hasta 50 personas y 750 Gb de almacenamiento. Podéis crear una cuenta aquí.

Google docs

(Online) Esta aplicación está disponible para cualquiera que tenga un correo de gmail o para aquellas empresas que utilizan Google apps. Se trata de una verdadero escritorio online, allí puedes crear y almacenar diferentes tipos de archivos, sin necesidad de otro software más que un navegador. Podéis crear Documentos de texto, Presentaciones (estilo Powerpoint), Hojas de cálculo (estilo Excel) o Formularios, su utilización es muy simple y potente, permite importar y exportar en los formatos más habituales de  este tipo de documentos. Y recientemente han incorporado la capacidad de almacenar TODO tipo de archivos, no sólo los que mencionaba antes.

En Google docs, la colaboración llega al extremo, permite que varios usuarios editen simultáneamente un documento. Y sus editores de documentos son tan potentes como uno de escritorio, pero notablemente más simples.

Es una herramienta ideal para empresas de todo tipo y tamaño.

Otras opciones.

Sugarsync (Windows, Mac) es una opción menos conocida aunque muy interesante que permite como Dropbox y Box.net mantener backups de manera sencilla, sincronizar archivos entre dispositivos, acceso online en cualquier lugar a tus archivos y compartir de manera eficiente carpetas y archivos. Una cuenta gratuita de 2 Gb y otras de pago. SpyderOak (Windows, Mac y Linux) otra excelente opción multiplataforma, yo la utilizó por su original función de backup, pero sirve también para lo mismo que las demás aplicaciones, sincronizar, compartir y alojar. LiveMesh (Windows) la opción de Microsoft está orientada más bien a tener acceso a tus archivos multimedia en todos tus dispositivos, pero puede usarse también como herramienta de backup o para acceder a tus archivos online. Syncplicity otra opción más a Dropbox.

Tenéis más opciones a esta o a cualquier aplicación en el sitio alternativo.net muy útil sitio de referencia para encontrar software para cualquier sistema operativo o también para móviles.

Conclusión.

Existen muchas opciones que las empresas deberían probar para mejorar su desempeño, ya no es necesario hacer inversiones enormes en formación y software para acceder a herramientas que mejoren la productividad y finalmente la competitividad. Desde aquí os aconsejaremos, haced comentarios y compartid vuestra experiencia con nosotros. Hasta la próxima.